Możliwe, że to co napiszę będzie już za dużym offtopicem, ale wydaje mi się, że jednak częściowo w temacie.
Akurat na Portalconie nigdy nie byłem, więc o tym nic nie wiem.
Ale mam na swoim koncie bywanie i na Planszówkach w Spodku, i jakichś innych imprezach do grania, np. kiedyś była tego typu impreza w chyba starej Cegielni w Katowicach, jakieś mniejsze w domach kultury też - jako zwykły uczestnik.
I mam na swoim koncie również Pyrkony, jednego (pierwszego) ComicCona, Targi Hobby w Poznaniu i jeszcze jakieś różne konwenty/imprezy ... jako wystawca. W niektórych przypadkach nawet jako organizator Legowego kawałka, a w innych przypadkach jako główny organizator nawet.
(jak ktoś, gdzieś trafi na wystawę Lego, to często można mnie tam trafić, po tej drugiej stronie stołów - nie zawsze, ostatnio trochę rzadziej, ale przynajmniej jeden do kilku razy w roku)
Od razu dodam - to Lego, to u nas hobby, nie zarabiamy na tym, ale jesteśmy stowarzyszeniem, więc jakoś tam się budżetujemy, zwracamy uwagę na koszty i nie tylko.
1. Miejsce.
Przede wszystkim zależy od oszacowania - ile go potrzeba. A to zależy od tego co się musi zmieścić. I ile osób się musi zmieścić. Ale skomunikowanie (dojazdy: samochodem, autobusem, tramwajem ale i półciężarówką) też ma znaczenie. Jak na to popatrzeć, to liczba miejsc do wyboru się potrafi mocno skurczyć i jakiś wybór dużych hal jest całkiem naturalny.
(W naszym przypadku dochodzą jeszcze np. muzea, ale to jest mocno inne podejście niż na wszelkich konwentach, więc to pominę.)
Następne w kolejce to "ile sobie zażyczą za wypożyczenie tego miejsca". Bo nie jesteśmy właścicielem, Portal też nie jest właścicielem Spodka, więc musi go "wypożyczyć", raczej nie za free.
Na stronie Spodka można znaleźć, że cena za wynajęcie samej płyty to 26tys pln netto. Zakładam, że za 1 dzień, chociaż nie jest podany okres.
Ja zazwyczaj organizowałem tak, żeby to miejsce było współorganizatorem. Co czasami skutkuje narzuceniem cen za wejściówki przez nich, bo to właściciel miejsca stawia kasy i biletuje wtedy.
Przykładowo:
- wystawa w Teatrze Tańca w Bytomiu, gdzie zajęliśmy cały budynek na czele ze sceną i widownią (składane krzesełka, więc zrobiło się dużo miejsca) - miasto samo chciało coś takiego zorganizować, ze względów PRowych więc biletów w ogóle nie było - wzięli koszty na siebie (a my częściowo na siebie)
- Park Sląski postawił namiot (Kapelusz był wtedy w remoncie) i liczył sobie za każdy bilet
Samo miejsce jest wybierane przez kogoś kto chce coś zorganizować.
Ale biletowanie już nie tylko od niego zależy, czasami w ogóle od niego nie zależy.
Na marginesie biletowanie jest najprostszą formą policzenia frekwencji, co czasami się przydaje.
2. Ludzie po drugiej stronie.
Na naszych wystawach sami stoimy i pilnujemy. Ale nawet przy tym widać, że nawet wśród nas są ludzie otwarci, z którymi można pogadać i są ludzie którzy tylko siedzą w swoim towarzystwie, albo z telefonem w ręku. Ja mam wrażenie, że ludzie starsi, albo z dłuższym stażem, są o wiele bardziej otwarci. Młodzież (czyli 1X-2X lat) jest o wiele mniej otwarta i nawet jak dostanie pytanie to często odpowie najkrócej jak się da.
Wypożyczaliśmy też modele na wystawaklockow.pl, gdzie byli normalnie zatrudniani ludzie z zewnątrz. Zasada podobna, tylko dwa rzędy gorzej. Nie tylko nie potrafili upilnować ale sami potrafili porozwalać to co wystawialiśmy. O tym, żeby coś potrafili powiedzieć - całkiem można zapomnieć, mimo, że przy każdym z naszych modeli jest zazwyczaj opisówka którą wystarczyłoby przeczytać.
Przypadek szczególny - szeregowa pracownica, która ocenzurowała moją makietę z C.K. Dezerterów" ... "bo tak" (miałem cytaty z filmów i to nie jakieś niegrzeczne, trzeba było film znać, żeby skojarzyć o co dokładniej chodzi). Po prostu pozdejmowała to co jej się nie podobało.
Jedyny przypadek, kiedy się faktycznie zirytowałem i powiedziałem, że to moja praca i nie ma prawa w nią ingerować. Jak się nie podoba, to niech sp... chociaż nie był to jedyny przypadek cenzury z jaką się spotkaliśmy.
Ale jak po 2 latach wypożyczenia, odbierałem swoje rzeczy od nich, to był obraz nędzy i rozpaczy.
Niestety wniosek jest jeden - jak chcesz mieć zrobione dobrze, musisz zrobić/przypilnować to sam (patrz na koniec posta). Zwłaszcza jeśli to są ludzie brani "z łapanki", czyli często z jakichś agencji wynajmujących pracowników. Albo studenci którzy się zatrudniają na 1-3 miesiące do każdej pracy jaka się trafi. Ale nie jest to reguła, bo nawet ludzie od nas potrafią olać wszystko i stół 20m długości stoi sobie z modelami, które ludzie sobie biorą do ręki, bawią się nimi, rozwalają i nikogo tam nie ma, bo sobie ludzie poszli i olali (a mamy szczegółowo rozpisywane dyżury: kto, w jakich godzinach, gdzie powinien pilnować).
3. Ale jeszcze dochodzi jedno. Po takiej weekendowej wystawie, bardzo często mamy serdecznie dość wszystkiego.
Nasz przypadek jest trochę inny niż stoisk z grami, bo samo rozstawienie to często 12-16 godzin (zazwyczaj w piątek), pakowanie to też kolejnych kilka godzin.
Ale samo siedzenie na imprezie też potrafi dać w kość. Kiedyś chodziłem z licznikiem kroków na ręce, z ciekawości. Wyszło mi średnio 15-17km w ciągu 8-10h - samego chodzenia po hali sportowej w której jest impreza, gdzie zazwyczaj i tak siedzimy przez większość czasu w jednym miejscu. I zazwyczaj jest mało czasu żeby sobie usiąść.
O problemach typu: wiecznie otwarte drzwi więc wieje, nie wspomnę. Jak ktoś chodzi po całej imprezie, to może tego nie czuć. Ale jak ktoś cały czas siedzi w jednym miejscu i trafi obok drzwi, to odczuje. O wiecznych problemach żeby było miejsce dla wystawców żeby sobie usiąść i herbatę zrobić też nie wspomnę.
Możecie wierzyć lub nie, ale to serio jest nierozwiązywalny od wielu lat w niektórych miejscach problem.
Dlatego sam czasami pod koniec dnia mam już serdecznie dość, mimo, że w sumie to lubię i to co robimy to dalej hobby.
Jak ktoś w ten sposób pracuje, pewnie nie za jakąś wysoką stawkę, wynajęty tylko na jakiś czas, to jego motywacja pewnie jest sporo niższa, więc niekoniecznie dziwi mnie podejście.
Moim zdaniem taka impreza jak Planszówki w Spodku jest traktowana raczej jako "trzeba się tylko pokazać". Nie trzeba na tym zarobić, to jest typowa akcja marketingowa, a nie sprzedażowa.
Natomiast przykładowy Portalcon to inna bajka, przy której Portal sam wszystko organizuje, sam ustala jak ma wszystko wyglądać, obstawia swoimi ludźmi i na takiej imprezie im zależy. Bo tu mają wpływ i kontrolę nad odbiorem całości.
Całkiem inaczej się podchodzi do imprezy która organizuje się samemu, ma się na nią wpływ itp. A całkiem inaczej na "gościnne występy" jak się siedzi pomiędzy 50 innymi stoiskami. Po imprezie i tak połowa lub więcej odwiedzających w ogóle nie będzie pamiętać, czy była na stoisku Portalu. Pamiętają głównie ci którzy szukali czegoś konkretnego, a nie ci którzy po prostu przyszli pograć.
Nie wiem na ile coś niecoś wyjaśniłem i jak bardzo odbiegłem od tematu.
a koszt organizacji imprezy powinien isc z oplaty za wynajem stoiska sprzedazowego, nie z mojego biletu. Ale jak portal wykupi drogie stanowisko, to daje wysokie ceny. Ja wiedzac o tym zostaje w domu i portal malo sprzedal, a duzo wydal. I kolo sie zamyka 
), pogapilem sie na drogasne rzeczy kolekcjonerskie, modele w gablotkach. Fajne popoludnie dla dzieciaka. Potem tez odwiedzalem sklep Forbidden Planet po podobne emocje. Gdybym mial zaplacic 5-10 funtow za wjazd, no to sorry. Jak na karty wydalem moze 3funty i to z bolem serduszka. //to byly takie funty za 7zl, okoloMillenijne 
