O, ciekawy temat. Myslę, że Twoje problemy można podzielić na 2 główne:
1) Jak dotrzeć do nowych osób, żeby zdecydowały się przyjść na spotkanie klubu
2) Jak sprawić, żeby wracali ponownie
Mogę głównie wypowiedzieć się z perspektywy klubu, który de facto współtworzę w Świdnicy (zdecydowanie jestem najczęstszym bywalcem

). Klub ten, od czasu jego reaktywacji ok. 2 lata temu (po covidzie, wtedy też po raz pierwszy ja się tam pojawiłem) udało się dość mocno rozwinąć. Na początku spotkanie co drugi tydzień, przerwa na wakacje, frekwencja też pewnie nie powalała. W tym roku spotkania w każdy wtorek i kilka dodatkowych, dużych wydarzeń w roku (12-to godzinne nocne grania, bodajże 13-to godzinny event na dzień gier planszowych). No i frekwencja - przez większość roku standardem jest tak chyba pod 20 osób, a minimum tak z 10. Parędziesiąt różnych twarzy, które się regularni przewijają. Jak na 60-cio tysięczne miasto uważam to za bardzo dobry wynik. W okolicy z większych miast mamy tylko Wałbrzych (100 tyś, jakieś pół godziny jazdy i sporo osób do nas z Wałbrzycha wpada). W tym roku kalendarzowym udało nam się już zagrać 641 partii w 245 różnych gier. Jest moc! : D a ja jestem psycholem, który to wszystko notuje.
Struktura naszego klubu jest bardzo luźna. Nie ma żadnych składek, zapisów (ale oczywiście można się wcześniej zgadywać) ani klubowej biblioteki gier. Nie znam tego dokładnie od strony formalnej, ale z mojej perspektywy wygląda to tak - mamy tę wygodę, że w lokalnym ośrodku kultury znalazł się ktoś, kto samemu też interesuje się planszówkami. I to jest właśnie Bartek, organizator tych spotkań. Mamy nieodpłatny dostęp do bardzo fajnego pomieszczenia i jakiś drobny poczęstunek - kawa, herbata, jakieś przekąski (chociaż to już głównie przynoszą gracze), cukier, kubeczki i serwetki i takie tam. Na dzień gier planszowych znalazły się całkiem spore środki na nagrody. Całą resztę organizują już sobie sami uczestnicy - nie ma formalnych zapisów, gry przynosimy swoje. Na spotkaniu jak najbardziej można umówić się w co gramy za tydzień czy dwa, zawsze można coś napisać na naszej fb grupie, a dodatkowo mamy też dość sporą konwersację na mess dla ogólnie graczy z okolic Wałbrzycha. Tymi kanałami często ktoś ogłasza, że kupił taką i taką grę, kto chętny zagrać itp. Oczywiście też są jakieś mniejsze grupki, które już bardziej prywatnie pozostają w kontakcie i coś tam się umawiają. Są też grupki bardziej tematyczne - jak np. dość specyficzna grupa gier w tematyce militarnej, albo gry bardzo lekkie, eurosucharzyści itp.
U nas taka luźna, nieformalna struktura się sprawdza. Jak czytam te powyższe opisy z jakimiś żetonami do głosowania w co gramy to aż się za głowę łapię

No ale to był przykład z dużo większego klubu, może dlatego. Narzucone startowanie wszystkich stolików z dużymi grami o 18 też jest dla mnie dziwne. U nas pierwsze pół godziny, kiedy ludzie się dopiero schodzą (sporo dojeżdża z innych miejscowości albo niedługo przed godziną rozpoczęcia dopiero kończy pracę) zazwyczaj jest na luźne pogaduchy. A krótsze/luźniejsze gierki zazwyczaj lądują na koniec. Na końcu też zazwyczaj jest miejsce na gry na więcej osób (pokroju Kraken). Ale mamy też specjalistów od luźnych gierek, którzy najchętniej grają w nie cały wieczór. W mojej statystyce, co do liczby partii, króluje Kot Simona xD
Na cotygodniowe spotkania z tego co mi wiadomo nie uskuteczniamy jakoś specjalnej reklamy. Są tworzone jakieś wydarzenia na fb z ładną grafiką, pojawi się ogłoszenie na stronie ośrodka kultury i chyba tyle (jak to wygląda:
https://sok.com.pl/wydarzenie/planszowk ... -bolko-66/). Wtedy zdecydowanie najwięcej nowych twarzy to czyiś znajomi lub osoby, które gdzieś od innych dowiedziały się o istnieniu klubu. Trochę inaczej wygląda to, kiedy organizujemy coś większego - tak jak wspomniałem w tym roku były to 2 nocne grania (od 19 do 7 rano) i całodzienny event na dzień gier planszowych (bodajże 9-22). (Kilka nowych osób przyciągnęło także spotkanie z Ignacym Trzewiczkiem, który był u nas w ramach swoich objazdów po tej części Polski oraz organizowane podczas dużych wydarzeń turnieje z nagrodami). Wtedy to:
a) staramy się nagłośnić wydarzenie - podstawową formą jest tu plakat, który pojawi się w iluś miejscach w mieście, a także w innym miejscowościach. Ja np. też staram się przesłać wiadomość do innego klubu, do którego też regularnie chociaż dla towarzyskich 5 minut zajrzę. Towarzyszy też temu dodatkowe wydarzenie na fb/na stronie OK, gdzie też (w przypadku nocnego grania) można opłacić niewielkie wpisowe (na opłacenie pani z portierni) - wygląda to tak:
b) staramy ułatwić wejście dla nowych osób, zwłaszcza przychodzących w pojedynkę. W przypadku nocnego grania próbowaliśmy stworzyć coś w stylu "giełdy stolików" - w dyskusji na fb można było zapisać się do stolika albo stowrzyć własny, otwarty dla innych graczy. Na dzień gier planszowych oddelegowaliśmy "animatorów", którzy z konkretnymi grami czekali na nowe twarze.
2) Chyba oczywiste, że żeby ludzie wracali to przede wszystkim nie można pozwolić, żeby podczas pierwszej wizyty się zrazili. Wspomniany wcześniej Bartek, jeśli jest obecny na spotkaniu, zawsze dobrze wczuwa się w rolę organizatora. Często w pierwszej godzinie klubu wręcz unika samemu grania i jest gotowy na zagranie w coś z kimś nowym, gdyby się ktoś taki pojawił. Ja też zawsze staram się trochę logistycznie ogarnąć przede wszystkim wszystkich nowych, ale też starych graczy. Niejednokrotnie zmienialiśmy plany tak, żeby jednak nikt nie został sam bez stolika do grania, niezależnie czy to ktoś już znajomy czy nowo przybyły. Gdy kilka stolików kończy grę w podobnym momencie i zamierzamy się trochę przemieszać (i np ktoś już wychodzi) to też dbamy o to, żeby każdy kto zostaje miał w co fajnego i przede wszystkim z kim pograć.
A co do samych osób, które nie wracają. To, że ktoś nie wrócił, nie zawsze będzie oznaczać, że coś z klubem jest nie tak:
- ktoś mógł przyjść sprawdzić jak takie spotkania wyglądają i stwierdził, że to nie dla niego,
- inny gracz może jeszcze kiedyś przyjdzie, ale dla niego wystarczy jedno takie spotkanie na pół roku,
- ktoś inny mógł po prostu nie być "targetem" - Wy np. gracie w ciężkie gry, a on chciałby typowo lekkie,
- przez różne zmiany w pracy, nocki itp jest w stanie przyjść tylko raz na kilka tygodni,
- dłuższe problemy ze zdrowiem,
- był czas wpadać tylko w wakacje/ferie itp,
- służbowo wyjeżdża na długie delegacje albo wręcz wypływa na pół roku na morze,
- ma różne hobby a czas nie jest z gumy,
A jeszcze taka ciekawostka skąd mogą pojawiać się nowe twarze. Jestem wolontariuszem Szlachetnej Paczki i ostatnio podczas rozmowy z rodziną okazało się, że lubią wspólnie grać w planszówki. Zasugerowałem im, że biblioteka blisko miejsca pracy jednego z rodziców ma niezwykle bogatą ofertę gier do wypożyczenia oraz że ta sama biblioteka co miesiąc organizuje spotkania, na których ich dzieciaki z pewnością by się dobrze bawiły. Ciekawe, czy skorzystają : D